Puede que el alojamiento de correo electrónico no le parezca un gran problema, teniendo en cuenta todas las cosas en las que hay que pensar cuando se lanza un nuevo negocio en Internet, pero créame cuando le digo que los problemas con el correo electrónico son una de las cosas más frustrantes con las que tendrá que lidiar en un negocio basado en Internet.
En un negocio que opera por Internet, la mayor parte (si no la totalidad) de tus comunicaciones con los clientes se realizan por correo electrónico. Es cierto que algunos negocios que operan por Internet cuentan con servicio telefónico y facilitan sus números de teléfono a los clientes y a los clientes potenciales para que puedan plantear preguntas, realizar pedidos por teléfono u obtener asistencia.
Sin embargo, el cliente en línea suele ponerse en contacto con una empresa con presencia en Internet a través del correo electrónico o de los formularios de contacto que figuran en la página web de la empresa. Las notificaciones de las comunicaciones enviadas a través de formularios de contacto o de pedido en línea también suelen llegar a la empresa en forma de correo electrónico. Como se puede observar, la propia naturaleza de una empresa con presencia en Internet hace que dependa en gran medida del correo electrónico, no solo como medio de comunicación, sino también para sus operaciones.
Los problemas con el correo electrónico o los periodos de inactividad pueden, literalmente, paralizar un negocio basado en Internet, lo que provoca una pérdida de ventas y un servicio al cliente deficiente. El resultado es una pérdida de ingresos y la insatisfacción de los clientes, por no hablar de las molestias y la frustración que ello conlleva. Si se analiza la situación desde ese punto de vista realista, se puede comprobar que el alojamiento de correo electrónico es una función empresarial que no solo merece, sino que exige toda tu atención.
Seguramente te estarás preguntando: “¿Qué aspectos del alojamiento de correo electrónico debo tener en cuenta?”. En la mayoría de los casos, no elegirás un proveedor de correo electrónico independiente de tu proveedor de alojamiento web, ya que la mayoría de las empresas utilizan (y deberían utilizar) direcciones de correo electrónico que contengan su nombre de dominio. Puedes tener un proveedor de correo electrónico independiente de tu proveedor de alojamiento web, pero en realidad no hay motivo para ello, ya que el alojamiento de correo electrónico suele ser una característica incluida en los paquetes de alojamiento web. Desde luego, no te recomiendo utilizar servicios de correo electrónico gratuitos para las comunicaciones de tu empresa. YourCompanyName@hotmail.com – En serio, ¿qué profesionalidad tiene eso? Cuando utilizas las opciones de correo electrónico que forman parte de tu plan de alojamiento web, tu nombre de dominio aparecerá en tu dirección de correo electrónico, lo que transmitirá una imagen mucho más profesional. Otras ventajas de utilizar servicios de alojamiento de correo electrónico profesionales en lugar de los gratuitos son las opciones mejoradas y las menores limitaciones. A la hora de elegir un proveedor de alojamiento web, debes fijarte en las capacidades de seguridad de los servidores de la empresa, la velocidad de estos, el espacio que te asignan en el servidor y las alternativas de acceso que ofrecen. El acceso a los registros y los informes del servidor es importante, al igual que la disponibilidad de determinados scripts y programas. También debes asegurarte de que tu proveedor de alojamiento web lleve tiempo en el mercado, esté bien consolidado y sea fiable. Un buen proveedor de alojamiento web o de correo electrónico debería poder garantizar un tiempo de actividad de al menos 99,%, ya que el tiempo de inactividad puede suponer un grave obstáculo para tu negocio en Internet.
Los procedimientos de copia de seguridad del proveedor de alojamiento web también son importantes, al igual que sus servicios de asistencia técnica. En cuanto a las funciones de correo electrónico que se incluyen en el paquete de alojamiento de tu página web, se deben ofrecer servicios de correo electrónico completos. Estos servicios deben incluir alias de correo electrónico ilimitados, la posibilidad de configurar respuestas automáticas y funciones de acceso y administración a través de la web.
Si intercambias archivos por correo electrónico, es importante que no haya restricciones en cuanto al tamaño o el tipo de archivos que puedas intercambiar. Y, por supuesto, la fiabilidad es fundamental, al igual que el acceso inmediato al servicio técnico cuando lo necesites. El alojamiento de correo electrónico que utiliza la tecnología IMAP es una solución bastante nueva y muy recomendable para las necesidades de correo electrónico de tu empresa. Tradicionalmente, el protocolo POP (Post Office Protocol) ha sido el más habitual para recibir correo electrónico, mientras que el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) se utiliza para enviarlo. El protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol) es una buena alternativa al POP para recibir correo electrónico. Con los buzones POP, cuando recuperas tu correo del servidor a través de un programa de correo como Outlook u Outlook Express, los mensajes suelen eliminarse del servidor al transferirlos a tu ordenador personal. Esto puede suponer un problema si utilizas más de un ordenador, por ejemplo, un de sobremesa y un portátil. Con las funciones de recepción de correo IMAP, tus mensajes se archivan en el servidor IMAP y puedes acceder a ellos y visualizarlos mediante un programa cliente sin eliminarlos del servidor.