E-posthosting kanske inte verkar vara någon stor sak för dig, med tanke på allt man måste tänka på när man startar ett nytt internetföretag, men tro mig när jag säger att problem med e-post är något av det mest frustrerande du någonsin kommer att stöta på i ett internetbaserat företag.
I en internetbaserad verksamhet sker merparten (om inte all) av din kommunikation med kunderna via e-post. Visst, vissa internetbaserade företag har telefonservice och tillhandahåller sina telefonnummer till kunder och potentiella kunder så att de kan ställa frågor, ringa in beställningar eller få support.
Men en onlinekund är mer benägen att kontakta ett internetbaserat företag via e-post eller genom att använda kontaktformulär som finns på företagets webbplats. Meddelanden som skickas in via kontaktformulär eller beställningsformulär på nätet skickas i regel också till företaget i form av e-post. Som ni ser gör den internetbaserade verksamhetens natur att den är starkt beroende av e-post, inte bara som kommunikationsmedel utan även för den löpande driften.
Problem med e-post eller driftstopp kan bokstavligen lamslå ett internetbaserat företag, vilket leder till förlorade intäkter och bristfällig kundservice. Förlorade intäkter och missnöjda kunder blir följden, för att inte tala om irritationen och den frustration som uppstår. Om man betraktar saken ur det realistiska perspektivet inser man att e-posthosting är en affärsfunktion som inte bara förtjänar, utan kräver din uppmärksamhet.
Du undrar säkert: “Vilka aspekter av e-posthosting bör jag tänka på?” I de flesta fall väljer man inte en e-posthost separat från sin webbhost, eftersom de flesta företag använder (och bör använda) e-postadresser som innehåller deras domännamn. Du kan ha en e-posthost som är separat från din webbhost, men det finns egentligen ingen anledning till det eftersom e-posthosting vanligtvis ingår i webbhostingpaketen. Jag rekommenderar definitivt inte att du använder gratis e-posttjänster för din företagskommunikation. YourCompanyName@hotmail.com – Allvarligt talat, hur professionellt är det? När du använder de e-postfunktioner som ingår i ditt webbhotellpaket kommer ditt domännamn att ingå i din e-postadress, vilket ger ett betydligt mer professionellt intryck. Andra fördelar med att använda professionella e-posttjänster jämfört med gratisalternativ är utökade funktioner och färre begränsningar. När du väljer ett webbhotell bör du ta hänsyn till företagets säkerhetsfunktioner, servernas hastighet, hur mycket utrymme du får på servern och vilka åtkomstalternativ de erbjuder. Åtkomst till serverloggar och rapporter är viktigt, liksom tillgången till vissa skript och programvara. Du bör också se till att ditt webbhotell har varit verksamt en tid, är väletablerat och pålitligt. Ett bra webbhotell eller e-posthotell bör kunna garantera minst 99% drifttid, eftersom driftstopp kan utgöra ett allvarligt hinder för din internetbaserade verksamhet.
Webbhotellets rutiner för säkerhetskopiering är också viktiga, liksom deras tekniska supporttjänster. När det gäller e-postfunktionerna som ingår i ditt webbhotellspaket bör fullständiga e-posttjänster tillhandahållas. E-posttjänsterna bör omfatta obegränsat antal e-postalias, möjlighet att ställa in autosvar samt webbaserade åtkomst- och administrationsfunktioner.
Om du utbyter filer via e-post är det viktigt att det inte finns några begränsningar vad gäller storlek eller typ på de filer du kan utbyta. Och naturligtvis är tillförlitligheten avgörande, liksom omedelbar tillgång till teknisk support när du behöver den. E-posthosting som använder IMAP-teknik är en relativt ny och mycket eftertraktad lösning för ditt företags e-postbehov. Historiskt sett har POP (Post Office Protocol) varit vanligt för att ta emot e-post, medan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) har använts för att skicka e-post. IMAP (Internet Message Access Protocol) är ett bra alternativ till POP för att ta emot e-post. Med POP-postlådor tas meddelandena i allmänhet bort från servern när du hämtar din e-post från servern via ett e-postprogram som Outlook eller Outlook Express och överför dem till din dator. Detta kan vara ett problem om du använder mer än en dator, till exempel en stationär och en bärbar dator. Med IMAP-funktioner för e-postmottagning arkiveras dina meddelanden på IMAP-servern och du kan komma åt och visa dina meddelanden med hjälp av ett klientprogram utan att ta bort dem från servern.