Η φιλοξενία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μη σας φαίνεται μεγάλη υπόθεση, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε όταν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση στο διαδίκτυο, αλλά πιστέψτε με όταν σας λέω ότι τα προβλήματα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα από τα πιο απογοητευτικά πράγματα που θα αντιμετωπίσετε ποτέ σε μια επιχείρηση που βασίζεται στο διαδίκτυο.
Σε μια επιχείρηση που λειτουργεί μέσω διαδικτύου, η πλειονότητα (αν όχι το σύνολο) των επικοινωνιών σας με τους πελάτες πραγματοποιείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαίως, ορισμένες επιχειρήσεις που λειτουργούν μέσω διαδικτύου διαθέτουν τηλεφωνική εξυπηρέτηση και παρέχουν τους αριθμούς τηλεφώνου τους σε πελάτες και υποψήφιους πελάτες, ώστε να μπορούν να υποβάλλουν ερωτήσεις, να κάνουν παραγγελίες ή να λάβουν υποστήριξη.
Ωστόσο, ο διαδικτυακός πελάτης τείνει περισσότερο να επικοινωνεί με μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται στο διαδίκτυο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή χρησιμοποιώντας τις φόρμες επικοινωνίας που παρέχονται στον ιστότοπο της επιχείρησης. Οι ειδοποιήσεις για επικοινωνίες που υποβάλλονται μέσω διαδικτυακών φορμών επικοινωνίας ή φορμών παραγγελίας αποστέλλονται επίσης γενικά στην επιχείρηση με τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όπως μπορείτε να διαπιστώσετε, η ίδια η φύση μιας διαδικτυακής επιχείρησης την καθιστά εξαιρετικά εξαρτημένη από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όχι μόνο ως μέσο επικοινωνίας, αλλά και για τη διεξαγωγή των λειτουργιών της.
Τα προβλήματα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή οι διακοπές λειτουργίας μπορούν κυριολεκτικά να παραλύσουν μια επιχείρηση που βασίζεται στο Διαδίκτυο, προκαλώντας απώλεια πωλήσεων και κακή εξυπηρέτηση πελατών. Το αποτέλεσμα είναι η απώλεια εσόδων και η δυσαρέσκεια των πελατών, για να μην αναφέρουμε την ενόχληση και την απογοήτευση που προκαλούνται. Αν εξετάσουμε τα πράγματα από αυτή τη ρεαλιστική οπτική γωνία, γίνεται φανερό ότι η φιλοξενία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια επιχειρηματική λειτουργία που όχι μόνο αξίζει, αλλά και απαιτεί την προσοχή σας.
Έτσι, πιθανότατα αναρωτιέστε: “Ποια είναι τα στοιχεία της φιλοξενίας email που πρέπει να προσέξω;” Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν θα επιλέξετε έναν πάροχο φιλοξενίας email ανεξάρτητα από τον πάροχο φιλοξενίας ιστοσελίδων σας, καθώς οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν (και θα έπρεπε να χρησιμοποιούν) διευθύνσεις email που περιέχουν το όνομα τομέα τους. Μπορείτε να έχετε έναν πάροχο φιλοξενίας email ξεχωριστό από τον πάροχο φιλοξενίας ιστοσελίδων σας, αλλά στην πραγματικότητα δεν υπάρχει λόγος για αυτό, καθώς η φιλοξενία email αποτελεί γενικά ένα χαρακτηριστικό των πακέτων φιλοξενίας ιστοσελίδων. Σίγουρα δεν συνιστώ τη χρήση δωρεάν υπηρεσιών email για τις επιχειρηματικές σας επικοινωνίες. YourCompanyName@hotmail.com – Σοβαρά τώρα, πόσο επαγγελματικό είναι αυτό; Όταν χρησιμοποιείτε τις επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνονται στο πακέτο φιλοξενίας ιστοσελίδων σας, το όνομα του domain σας θα αποτελεί μέρος της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, κάτι που θα προβάλλει μια πολύ πιο επαγγελματική εικόνα. Άλλα πλεονεκτήματα της χρήσης επαγγελματικών υπηρεσιών φιλοξενίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε σύγκριση με τις δωρεάν είναι οι βελτιωμένες επιλογές και οι λιγότεροι περιορισμοί. Κατά την επιλογή ενός παρόχου φιλοξενίας ιστοσελίδων, θα πρέπει να λαμβάνετε υπόψη τις δυνατότητες ασφαλούς διακομιστή της εταιρείας φιλοξενίας, την ταχύτητα των διακομιστών της, τον χώρο που σας παρέχεται στον διακομιστή και τις εναλλακτικές επιλογές πρόσβασης που προσφέρει. Η πρόσβαση στα αρχεία καταγραφής και τις αναφορές του διακομιστή είναι σημαντική, όπως και η διαθεσιμότητα συγκεκριμένων σεναρίων και λογισμικού. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος φιλοξενίας ιστοσελίδων σας δραστηριοποιείται εδώ και αρκετό καιρό, είναι καθιερωμένος και αξιόπιστος. Ένας καλός πάροχος φιλοξενίας ιστοσελίδων ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να μπορεί να εγγυηθεί τουλάχιστον 99% χρόνο λειτουργίας, καθώς οι διακοπές λειτουργίας μπορούν να αποτελέσουν σοβαρό εμπόδιο για την επιχείρησή σας που βασίζεται στο Διαδίκτυο.
Οι διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του παρόχου φιλοξενίας ιστοσελίδων είναι επίσης σημαντικές, όπως και οι υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης που προσφέρει. Όσον αφορά τις λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνονται στο πακέτο φιλοξενίας του ιστότοπού σας, θα πρέπει να παρέχονται πλήρεις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να περιλαμβάνουν απεριόριστα ψευδώνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη δυνατότητα ρύθμισης αυτόματων απαντήσεων, καθώς και λειτουργίες πρόσβασης και διαχείρισης μέσω διαδικτύου.
Εάν ανταλλάσσετε αρχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να μην υπάρχουν περιορισμοί στο μέγεθος ή τον τύπο των αρχείων που μπορείτε να ανταλλάξετε. Και φυσικά, η αξιοπιστία είναι ζωτικής σημασίας, όπως και η άμεση πρόσβαση σε τεχνική υποστήριξη όταν τη χρειάζεστε. Η φιλοξενία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιεί την τεχνολογία IMAP αποτελεί μια σχετικά νέα και ιδιαίτερα επιθυμητή λύση για τις ανάγκες της επιχείρησής σας στον τομέα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Ιστορικά, το πρωτόκολλο POP (Post Office Protocol) ήταν το συνηθισμένο για τη λήψη μηνυμάτων, ενώ το πρωτόκολλο SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) χρησιμοποιούνταν για την αποστολή τους. Το IMAP (Internet Message Access Protocol) αποτελεί μια καλή εναλλακτική λύση έναντι του POP για τη λήψη email. Με τα γραμματοκιβώτια POP, όταν ανακτάτε τα email σας από τον διακομιστή μέσω ενός προγράμματος email όπως το Outlook ή το Outlook Express, τα μηνύματα συνήθως διαγράφονται από τον διακομιστή κατά τη μεταφορά τους στον προσωπικό σας υπολογιστή. Αυτό μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα αν χρησιμοποιείτε περισσότερους από έναν υπολογιστές, για παράδειγμα έναν επιτραπέζιο και έναν φορητό. Με τις δυνατότητες λήψης μηνυμάτων μέσω IMAP, τα μηνύματά σας αρχειοθετούνται στον διακομιστή IMAP και μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να τα προβάλλετε χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα-πελάτη χωρίς να τα διαγράφετε από τον διακομιστή.