E-mail-hosting virker måske ikke som en stor ting for dig, når du tænker på alle de ting, du skal tænke på, når du starter en ny internetvirksomhed, men tro mig, når jeg siger, at problemer med e-mail er noget af det mest frustrerende, du nogensinde kommer til at opleve i en internetbaseret virksomhed.
I en internetbaseret virksomhed foregår størstedelen (hvis ikke al) din kommunikation med kunderne via e-mail. Naturligvis har nogle internetbaserede virksomheder en telefontjeneste og oplyser deres telefonnumre til kunder og potentielle kunder, så de kan stille spørgsmål, afgive ordrer eller få hjælp.
Men onlinekunderne foretrækker oftest at kontakte en internetbaseret virksomhed via e-mail eller ved hjælp af kontaktformularer på virksomhedens hjemmeside. Beskeder, der indsendes via onlinekontaktformularer eller ordreformularer, modtages som regel også af virksomheden i form af e-mails. Som du kan se, gør den internetbaserede virksomheds natur den meget afhængig af e-mail, ikke kun som kommunikationsmiddel, men også i driften.
Problemer med e-mail eller nedbrud kan bogstaveligt talt lukke en internetbaseret virksomhed ned, hvilket medfører tabt omsætning og dårlig kundeservice. Det resulterer i tabte indtægter og utilfredse kunder, for ikke at tale om den irritation og frustration, det medfører. Ser man på det fra den realistiske vinkel, kan man se, at e-mail-hosting er en forretningsfunktion, der ikke blot fortjener, men kræver din opmærksomhed.
Du spørger sikkert: “Hvilke aspekter ved e-mail-hosting skal jeg være opmærksom på?” I de fleste tilfælde vil du ikke vælge en e-mail-udbyder, der er uafhængig af din webhost, da de fleste virksomheder bruger (og bør bruge) e-mail-adresser, der indeholder deres eget domænenavn. Du kan have en e-mail-host, der er adskilt fra din webhost, men der er egentlig ingen grund til det, da hosting af e-mail generelt er en del af webhostingpakker. Jeg anbefaler absolut ikke at bruge gratis e-mail-tjenester til din forretningskommunikation. YourCompanyName@hotmail.com – helt ærligt, hvor professionelt er det egentlig? Når du bruger de e-mail-funktioner, der følger med dit webhostingabonnement, vil dit domænenavn indgå i din e-mailadresse, hvilket giver et langt mere professionelt indtryk. Andre fordele ved at vælge professionelle frem for gratis e-mail-hostingtjenester er flere muligheder og færre begrænsninger. Når du vælger en webhost, bør du være opmærksom på hostingfirmaets sikre serverkapacitet, hastigheden på deres servere, den plads du får tildelt på serveren og de adgangsalternativer, de tilbyder. Adgang til serverlogfiler og rapporter er vigtigt, ligesom tilgængeligheden af visse scripts og software. Du bør også sikre dig, at din webhost har været i branchen i et stykke tid, er veletableret og pålidelig. En god webhost eller e-mail-host bør kunne garantere mindst 99,1 % oppetid, da nedetid kan være en alvorlig hindring for din internetbaserede virksomhed.
Webhostens sikkerhedskopieringsprocedurer er ligeledes vigtige, ligesom deres tekniske supporttjenester. Hvad angår de e-mail-funktioner, der følger med din webhostingpakke, bør der tilbydes komplette e-mail-tjenester. E-mail-tjenesterne bør omfatte ubegrænset antal e-mail-aliaser, mulighed for at oprette autosvar samt webbaserede adgangs- og administrationsfunktioner.
Hvis du udveksler filer via e-mail, er det vigtigt, at der ikke er nogen begrænsninger på størrelsen eller typen af de filer, du kan udveksle. Og selvfølgelig er pålidelighed afgørende, ligesom øjeblikkelig adgang til teknisk support, når du har brug for det. E-mail-hosting, der bruger IMAP-teknologi, er en ret ny og meget attraktiv løsning til din virksomheds e-mail-behov. Historisk set har POP (Post Office Protocol) været almindeligt til modtagelse af e-mail, mens SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) er blevet brugt til at sende e-mail. IMAP (Internet Message Access Protocol) er et godt alternativ til POP til modtagelse af e-mail. Med POP-postkasser fjernes meddelelserne generelt fra serveren, når de overføres til din pc, når du henter din e-mail fra serveren via et e-mailprogram som f.eks. Outlook eller Outlook Express. Dette kan være et problem, hvis du bruger mere end én computer, f.eks. en stationær og en bærbar. Med IMAP-modtagelsesfunktioner arkiveres dine meddelelser på IMAP-serveren, og du kan få adgang til og se dine meddelelser ved hjælp af et klientprogram uden at fjerne meddelelserne fra serveren.