L'hosting e-mail potrebbe non sembrarvi un problema importante, considerando tutte le cose a cui pensare quando si lancia una nuova attività su Internet, ma credetemi quando vi dico che i problemi con la posta elettronica sono una delle cose più frustranti con cui avrete a che fare in un'attività basata su Internet.
In un’attività commerciale basata su Internet, la maggior parte (se non la totalità) delle comunicazioni con i clienti avviene tramite e-mail. Certo, alcune aziende online dispongono di un servizio telefonico e mettono a disposizione i propri numeri di telefono ai clienti e ai potenziali clienti affinché possano porre domande, effettuare ordini o richiedere assistenza.
Tuttavia, il cliente online è più propenso a contattare un’azienda che opera su Internet tramite e-mail o utilizzando i moduli di contatto disponibili sul sito web dell’azienda. Anche le notifiche relative alle comunicazioni inviate tramite moduli di contatto online o moduli d’ordine vengono generalmente trasmesse all’azienda sotto forma di e-mail. Come si può notare, la natura stessa di un’azienda che opera su Internet la rende fortemente dipendente dalla posta elettronica, non solo come mezzo di comunicazione, ma anche per le operazioni operative.
Eventuali problemi con la posta elettronica o i periodi di inattività possono letteralmente bloccare un’attività basata su Internet, causando una perdita di vendite e un servizio clienti inadeguato. Ne conseguono una perdita di ricavi e l’insoddisfazione dei clienti, per non parlare del disagio e della frustrazione che ne derivano. Guardando le cose da questa prospettiva realistica, è evidente che l’hosting della posta elettronica è una funzione aziendale che non solo merita, ma richiede la vostra attenzione.
Probabilmente ti starai chiedendo: “Quali sono gli aspetti dell’hosting e-mail a cui devo prestare attenzione?”. Nella maggior parte dei casi, non sceglierai un provider di posta elettronica indipendente dal tuo provider di hosting web, poiché la maggior parte delle aziende utilizza (e dovrebbe utilizzare) indirizzi e-mail che contengono il proprio nome di dominio. È possibile avere un provider di posta elettronica separato dal proprio provider di hosting web, ma in realtà non ce n’è motivo, dato che l’hosting della posta elettronica è generalmente una funzionalità inclusa nei pacchetti di hosting web. Sconsiglio vivamente di utilizzare servizi di posta elettronica gratuiti per le comunicazioni aziendali. YourCompanyName@hotmail.com – Ma, sul serio, quanto è professionale tutto questo? Quando utilizzi le opzioni di posta elettronica incluse nel tuo piano di web hosting, il tuo nome di dominio farà parte del tuo indirizzo e-mail, il che conferirà un’immagine molto più professionale. Altri vantaggi dell’utilizzo di servizi di hosting e-mail professionali rispetto a quelli gratuiti sono le opzioni avanzate e le minori limitazioni. Quando scegli un host web, dovresti prestare attenzione alle capacità di sicurezza dei server dell’azienda di hosting, alla velocità dei loro server, allo spazio che ti viene concesso sul server e alle alternative di accesso che offrono. L’accesso ai log e ai report del server è importante, così come la disponibilità di determinati script e software. È inoltre opportuno assicurarsi che il proprio provider di hosting web sia attivo da un po’ di tempo, sia ben consolidato e sia affidabile. Un buon provider di hosting web o di posta elettronica dovrebbe essere in grado di garantire almeno il 99,% di uptime, poiché i tempi di inattività possono rappresentare un grave ostacolo per la propria attività basata su Internet.
Anche le procedure di backup del provider di hosting sono importanti, così come i suoi servizi di assistenza tecnica. Per quanto riguarda le funzionalità di posta elettronica incluse nel pacchetto di hosting del sito web, dovrebbero essere forniti servizi di posta elettronica completi. Tali servizi dovrebbero includere alias di posta elettronica illimitati, la possibilità di impostare risposte automatiche e funzionalità di accesso e amministrazione basate sul web.
Se scambi file via e-mail, è importante che non vi siano restrizioni relative alle dimensioni o al tipo di file che puoi scambiare. E, naturalmente, l’affidabilità è fondamentale, così come lo è l’accesso immediato all’assistenza tecnica quando ne hai bisogno. L’hosting di posta elettronica che utilizza la tecnologia IMAP è una soluzione relativamente nuova e altamente consigliabile per le esigenze di posta elettronica della vostra azienda. Storicamente, il protocollo POP (Post Office Protocol) è stato comunemente utilizzato per la ricezione delle e-mail, mentre il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) veniva impiegato per l’invio. L’IMAP (Internet Message Access Protocol) rappresenta una valida alternativa al POP per la ricezione delle e-mail. Con le caselle di posta POP, quando si recuperano le e-mail dal server tramite un programma di posta elettronica come Outlook o Outlook Express, i messaggi vengono generalmente rimossi dal server nel momento in cui vengono trasferiti sul proprio computer. Ciò può rappresentare un problema se si utilizzano più computer, ad esempio un computer fisso e un portatile. Grazie alle funzionalità di ricezione della posta IMAP, i messaggi vengono archiviati sul server IMAP ed è possibile accedervi e visualizzarli utilizzando un programma client senza rimuoverli dal server.