L'hébergement du courrier électronique peut vous sembler anodin, compte tenu de toutes les choses auxquelles il faut penser lors du lancement d'une nouvelle entreprise sur l'internet, mais croyez-moi quand je vous dis que les problèmes de courrier électronique sont l'une des choses les plus frustrantes auxquelles vous aurez à faire face dans le cadre d'une entreprise basée sur l'internet.
Dans une entreprise en ligne, la plupart (sinon la totalité) de vos échanges avec les clients se font par e-mail. Certes, certaines entreprises en ligne disposent d'un service téléphonique et communiquent leur numéro de téléphone à leurs clients et prospects afin qu'ils puissent poser des questions, passer des commandes ou obtenir de l'aide.
Cependant, le client en ligne est plus enclin à contacter une entreprise présente sur Internet par e-mail ou via les formulaires de contact mis à disposition sur le site web de celle-ci. Les notifications relatives aux communications envoyées via ces formulaires de contact ou de commande en ligne sont généralement transmises à l’entreprise sous forme d’e-mails. Comme vous pouvez le constater, la nature même d’une entreprise en ligne la rend fortement dépendante du courrier électronique, non seulement comme moyen de communication, mais aussi pour ses opérations.
Les problèmes liés à la messagerie électronique ou les pannes peuvent littéralement paralyser une entreprise en ligne, entraînant une perte de chiffre d'affaires et une dégradation du service client. Il en résulte une perte de revenus et le mécontentement des clients, sans parler de l'agacement et de la frustration qui en découlent. En considérant les choses sous cet angle réaliste, on se rend compte que l'hébergement de messagerie électronique est une fonction métier qui mérite non seulement votre attention, mais qui l'exige.
Vous vous demandez donc sans doute : “ Quels sont les aspects de l’hébergement de messagerie auxquels je dois prêter attention ? ” Dans la plupart des cas, vous ne choisirez pas un hébergeur de messagerie distinct de votre hébergeur web, car la plupart des entreprises utilisent (et devraient utiliser) des adresses e-mail contenant leur nom de domaine. Vous pouvez bien sûr opter pour un hébergeur de messagerie distinct de votre hébergeur web, mais cela n’a vraiment aucun intérêt puisque l’hébergement de messagerie fait généralement partie intégrante des formules d’hébergement web. Je vous déconseille formellement d’utiliser des services de messagerie gratuits pour vos communications professionnelles. YourCompanyName@hotmail.com – Sérieusement, est-ce vraiment professionnel ? Lorsque vous utilisez les options de messagerie incluses dans votre forfait d’hébergement web, votre nom de domaine fait partie de votre adresse e-mail, ce qui donne une image bien plus professionnelle. Parmi les autres avantages des services d’hébergement de messagerie professionnels par rapport aux services gratuits, on peut citer des options plus avancées et moins de restrictions. Lorsque vous choisissez un hébergeur web, vous devez vous intéresser aux capacités de sécurité de ses serveurs, à leur vitesse, à l’espace qui vous est alloué sur le serveur, ainsi qu’aux différentes options d’accès proposées. L’accès aux journaux et aux rapports du serveur est important, tout comme la disponibilité de certains scripts et logiciels. Vous devez également vous assurer que votre hébergeur web est en activité depuis un certain temps, qu’il est bien établi et qu’il est fiable. Un bon hébergeur web ou de messagerie doit être en mesure de garantir une disponibilité d’au moins 99,%, car les temps d’indisponibilité peuvent constituer un obstacle majeur pour votre activité en ligne.
Les procédures de sauvegarde de l'hébergeur sont également importantes, tout comme ses services d'assistance technique. En ce qui concerne les fonctionnalités de messagerie électronique incluses dans votre forfait d'hébergement de site web, des services de messagerie complets doivent être fournis. Ces services doivent inclure un nombre illimité d'alias de messagerie, la possibilité de configurer des réponses automatiques, ainsi que des fonctionnalités d'accès et d'administration en ligne.
Si vous échangez des fichiers par e-mail, il est important qu’il n’y ait aucune restriction quant à la taille ou au type de fichiers que vous pouvez échanger. Et bien sûr, la fiabilité est essentielle, tout comme l’accès immédiat à une assistance technique lorsque vous en avez besoin. L'hébergement de messagerie utilisant la technologie IMAP est une solution relativement récente et très intéressante pour répondre aux besoins de votre entreprise en matière de messagerie. Historiquement, le protocole POP (Post Office Protocol) était couramment utilisé pour la réception des e-mails, tandis que le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) servait à leur envoi. Le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol) constitue une excellente alternative au protocole POP pour la réception des e-mails. Avec les boîtes aux lettres POP, lorsque vous récupérez vos e-mails depuis votre serveur via un client de messagerie tel qu’Outlook ou Outlook Express, les messages sont généralement supprimés du serveur une fois transférés sur votre ordinateur personnel. Cela peut poser problème si vous utilisez plusieurs ordinateurs, par exemple un ordinateur de bureau et un ordinateur portable. Grâce aux fonctionnalités de réception de courrier IMAP, vos messages sont archivés sur le serveur IMAP et vous pouvez y accéder et les consulter à l’aide d’un logiciel client sans les supprimer du serveur.