Možná vám e-mailový hosting nepřipadá jako velký problém, vzhledem ke všem věcem, na které je třeba myslet při spuštění nového internetového podnikání, ale věřte mi, když vám řeknu, že problémy s e-mailem jsou jednou z nejvíce frustrujících věcí, které kdy budete řešit v internetovém podnikání.
V internetovém podnikání probíhá většina (pokud ne veškerá) komunikace se zákazníky prostřednictvím e-mailu. Jistě, některé internetové firmy disponují telefonickou linkou a poskytují svá telefonní čísla zákazníkům i potenciálním zákazníkům, aby jim mohli klást dotazy, zadávat objednávky nebo požádat o podporu.
Zákazník nakupující online však spíše kontaktuje internetovou firmu prostřednictvím e-mailu nebo pomocí kontaktních formulářů uvedených na webových stránkách firmy. Oznámení o zprávách odeslaných prostřednictvím online kontaktních formulářů nebo objednávkových formulářů se firmě obvykle doručují rovněž formou e-mailu. Jak vidíte, samotná povaha internetového podniku způsobuje, že je tento podnik do značné míry závislý na e-mailu, a to nejen jako na komunikačním prostředku, ale i pro provoz.
Problémy s e-mailem nebo výpadky mohou doslova ochromit podnikání založené na internetu, což vede ke ztrátě tržeb a zhoršení zákaznického servisu. Důsledkem jsou ušlé tržby a nespokojenost zákazníků, nemluvě o nepříjemnostech a z toho vyplývající frustraci. Při pohledu na věc z tohoto realistického úhlu je zřejmé, že e-mailový hosting je podnikatelská činnost, která si nejen zaslouží, ale přímo vyžaduje vaši pozornost.
Zřejmě se tedy ptáte: “Na jaké aspekty e-mailového hostingu bych se měl zaměřit?” Ve většině případů si e-mailového poskytovatele nevyberete odděleně od svého webhostingu, protože většina firem používá (a měla by používat) e-mailové adresy obsahující jejich doménové jméno. Můžete mít e-mailového poskytovatele odděleného od svého webhostingu, ale ve skutečnosti k tomu není žádný důvod, protože e-mailový hosting je obvykle součástí balíčků webhostingu. Rozhodně nedoporučuji používat bezplatné e-mailové služby pro vaši firemní komunikaci. YourCompanyName@hotmail.com – vážně, jak profesionální to je? Pokud využijete e-mailové služby, které jsou součástí vašeho webhostingového balíčku, bude vaše doménové jméno součástí e-mailové adresy, což vám zajistí mnohem profesionálnější image. Mezi další výhody využívání profesionálních e-mailových služeb oproti bezplatným patří rozšířené možnosti a méně omezení. Při výběru webhostingu byste měli dbát na bezpečnostní funkce serverů dané společnosti, rychlost jejích serverů, velikost prostoru, který máte na serveru k dispozici, a možnosti přístupu, které poskytuje. Důležitý je přístup k protokolům a přehledům serveru, stejně jako dostupnost určitých skriptů a softwaru. Měli byste se také ujistit, že váš webhostingový poskytovatel působí na trhu již delší dobu, je dobře zavedený a spolehlivý. Dobrý webhostingový nebo e-mailový poskytovatel by měl být schopen zaručit dostupnost alespoň 99%, protože výpadky mohou vážně bránit vašemu podnikání založenému na internetu.
Důležité jsou také postupy webhostingu při zálohování, stejně jako služby technické podpory. Pokud jde o e-mailové funkce, které jsou součástí vašeho balíčku webhostingu, měly by být poskytovány komplexní e-mailové služby. E-mailové služby by měly zahrnovat neomezený počet e-mailových aliasů, možnost nastavení automatických odpovědí a funkce pro přístup a správu přes web.
Pokud si vyměňujete soubory prostřednictvím e-mailu, je důležité, aby neexistovala žádná omezení ohledně velikosti či typu souborů, které můžete sdílet. A samozřejmě je klíčová spolehlivost, stejně jako okamžitý přístup k technické podpoře, když ji potřebujete. E-mailový hosting využívající technologii IMAP je poměrně nové a velmi žádané řešení pro e-mailové potřeby vaší firmy. V minulosti se k přijímání e-mailů běžně používal protokol POP (Post Office Protocol), zatímco k odesílání e-mailů se používal protokol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). IMAP (Internet Message Access Protocol) je dobrou alternativou k protokolu POP pro příjem e-mailů. U schránek využívajících protokol POP se při stahování e-mailů ze serveru prostřednictvím e-mailového programu, jako je Outlook nebo Outlook Express, zprávy obvykle odstraní ze serveru v okamžiku, kdy jsou přeneseny do vašeho osobního počítače. To může představovat problém, pokud používáte více než jeden počítač, například stolní počítač a notebook. Díky funkcím přijímání e-mailů přes protokol IMAP jsou vaše zprávy archivovány na serveru IMAP a můžete k nim přistupovat a prohlížet si je pomocí klientského programu, aniž by byly ze serveru odstraněny.