Sähköpostihosting ei ehkä tunnu sinusta isolta asialta, kun otetaan huomioon kaikki asiat, joita pitää miettiä, kun perustat uuden internet-yrityksen, mutta luota minuun, kun kerron, että ongelmat sähköpostin kanssa ovat yksi turhauttavimmista asioista, joita tulet koskaan käsittelemään internet-pohjaisessa yrityksessä.
Internet-pohjaisessa yrityksessä suurin osa (ellei jopa kaikki) viestinnästäsi asiakkaiden kanssa tapahtuu sähköpostitse. Toki joillakin internetpohjaisilla yrityksillä on puhelinpalvelu ja ne tarjoavat puhelinnumeronsa asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille, jotta he voivat kysyä kysymyksiä, tehdä tilauksia tai saada tukea.
Verkkoasiakas ottaa kuitenkin todennäköisemmin yhteyttä internetpohjaiseen yritykseen sähköpostitse tai yrityksen verkkosivustolla olevien yhteydenottolomakkeiden avulla. Ilmoitus yhteydenottolomakkeiden tai tilauslomakkeiden kautta lähetetyistä viesteistä toimitetaan yritykselle yleensä myös sähköpostitse. Kuten huomaatte, internetpohjaisen yrityksen luonne tekee siitä erittäin riippuvaisen sähköpostista, ei ainoastaan viestinnän vaan myös toiminnan välineenä.
Sähköpostivaikeudet tai käyttökatkokset voivat kirjaimellisesti pysäyttää internet-pohjaisen yrityksen, mikä aiheuttaa myynnin menetystä ja huonoa asiakaspalvelua. Tulojen menetys ja asiakkaiden tyytymättömyys ovat seurauksia, puhumattakaan pahennuksesta ja siitä aiheutuvasta turhautumisesta. Kun asioita tarkastellaan tästä realistisesta näkökulmasta, voit nähdä, että sähköpostihosting on liiketoimintatoiminto, joka ei vain ansaitse vaan vaatii huomiotasi.
Joten kysyt luultavasti: “Mitkä ovat ne sähköpostihostingin osa-alueet, joihin minun on kiinnitettävä huomiota?”. Useimmissa tapauksissa et valitse sähköpostiisäntää, joka on riippumaton web-isännästäsi, koska useimmat yritykset käyttävät (ja niiden pitäisi käyttää) sähköpostiosoitteita, jotka sisältävät niiden verkkotunnuksen. Voit käyttää web-isännästäsi erillistä sähköposti-isäntää, mutta siihen ei oikeastaan ole mitään syytä, koska sähköpostin isännöinti on yleensä web-isäntäpakettien ominaisuus. En missään nimessä suosittele ilmaisten sähköpostipalvelujen käyttämistä yritysten viestintään. YourCompanyName@hotmail.com - Oikeasti, kuinka ammattimaista se on? Kun käytät web-hosting-sopimukseen kuuluvia sähköpostivaihtoehtoja, verkkotunnuksesi on osa sähköpostiosoitettasi, mikä antaa paljon ammattimaisemman kuvan. Muita etuja, joita ammattimaisten ja ilmaisten sähköpostihosting-palvelujen käyttäminen tarjoaa, ovat paremmat vaihtoehdot ja vähemmän rajoituksia. Kun valitset web-isäntää, sinun on kiinnitettävä huomiota hosting-yrityksen turvallisiin palvelinominaisuuksiin, palvelinten nopeuteen, palvelimelle sallittuun tilaan ja niiden tarjoamiin käyttöoikeusvaihtoehtoihin. Palvelinlokeihin ja -raportteihin pääsy on tärkeää, samoin kuin tiettyjen skriptien ja ohjelmistojen saatavuus. Haluat myös varmistaa, että web-isäntäsi on toiminut jo jonkin aikaa, että se on vakiintunut ja luotettava. Hyvän web- tai sähköpostiisännän pitäisi pystyä takaamaan vähintään 99%:n käyttöaika, sillä käyttökatkokset voivat olla vakava este internetpohjaiselle liiketoiminnalle.
Myös web-isännän varmuuskopiointimenettelyt ovat tärkeitä, samoin kuin heidän tekniset tukipalvelunsa. Verkkosivustosi hosting-pakettiin sisältyvien sähköpostiominaisuuksien osalta olisi tarjottava täydet sähköpostipalvelut. Sähköpostipalveluihin tulisi sisältyä rajoittamaton määrä sähköpostin peitenimiä, mahdollisuus asettaa automaattisia vastaajia sekä verkkopohjainen pääsy ja hallintatoiminnot.
Jos vaihdat tiedostoja sähköpostitse, on tärkeää, että vaihdettavien tiedostojen kokoa tai tyyppiä ei ole rajoitettu. Luotettavuus on tietysti ratkaisevan tärkeää, samoin kuin se, että saat teknistä tukea heti, kun tarvitset sitä. IMAP-tekniikkaa käyttävä sähköpostihosting on melko uusi ja erittäin toivottava ratkaisu yrityksesi sähköpostitarpeisiin. Aikaisemmin POP (Post Office Protocol) on ollut yleinen sähköpostin vastaanottamiseen ja SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) sähköpostin lähettämiseen. IMAP (Internet Message Access Protocol) on hyvä vaihtoehto POP:lle sähköpostin vastaanottamisessa. POP-postilaatikoissa, kun haet sähköpostisi palvelimelta sähköpostiohjelman, kuten Outlookin tai Outlook Expressin, kautta, viestit yleensä poistetaan palvelimelta, kun ne siirretään henkilökohtaiselle tietokoneellesi. Tämä voi olla ongelma, jos käytät useampaa kuin yhtä tietokonetta, esimerkiksi pöytäkonetta ja kannettavaa tietokonetta. IMAP-sähköpostin vastaanotto-ominaisuuksien avulla viestisi arkistoidaan IMAP-palvelimelle, ja voit käyttää ja tarkastella viestejäsi asiakasohjelmalla poistamatta viestejä palvelimelta.