Hosting poczty e-mail może nie wydawać się dla ciebie wielką sprawą, biorąc pod uwagę wszystkie rzeczy, o których należy pomyśleć podczas uruchamiania nowego biznesu internetowego, ale zaufaj mi, gdy powiem ci, że problemy z pocztą e-mail są jedną z najbardziej frustrujących rzeczy, z jakimi kiedykolwiek będziesz miał do czynienia w biznesie internetowym.
W biznesie internetowym większość (jeśli nie całość) komunikacji z klientami odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Oczywiście, niektóre firmy internetowe mają usługi telefoniczne i oferują swoje numery telefonów klientom i potencjalnym klientom w celu zadawania pytań, składania zamówień lub uzyskiwania wsparcia.
Jednak klient online jest bardziej skłonny do kontaktowania się z firmą internetową za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pomocą formularzy kontaktowych udostępnionych na stronie internetowej firmy. Powiadomienia o komunikacji przesłane za pośrednictwem formularzy kontaktowych online lub formularzy zamówień są również zazwyczaj przedstawiane firmie w formie wiadomości e-mail. Jak widać, sama natura działalności opartej na Internecie sprawia, że jest ona wysoce zależna od poczty elektronicznej, nie tylko jako medium komunikacji, ale także operacji.
Problemy z pocztą elektroniczną lub przestoje mogą dosłownie zamknąć firmę internetową, powodując utratę sprzedaży i słabą obsługę klienta. Utracone przychody i niezadowolenie klientów są tego skutkiem, nie wspominając o irytacji i wynikającej z niej frustracji. Patrząc na sprawy z tej realistycznej perspektywy, można zauważyć, że hosting poczty e-mail jest funkcją biznesową, która nie tylko zasługuje, ale wymaga uwagi.
Prawdopodobnie zadajesz sobie pytanie: “Jakie aspekty hostingu poczty e-mail wymagają mojej uwagi?”. W większości przypadków nie wybierasz hosta poczty e-mail niezależnego od hosta internetowego, ponieważ większość firm używa (i powinna używać) adresów e-mail zawierających nazwę domeny. Możesz mieć hosting poczty e-mail, który jest oddzielny od hosta internetowego, ale tak naprawdę nie ma ku temu powodu, ponieważ hosting poczty e-mail jest zazwyczaj funkcją pakietów hostingowych. Zdecydowanie nie polecam korzystania z bezpłatnych usług e-mail do komunikacji biznesowej. YourCompanyName@hotmail.com - Poważnie, jakie to profesjonalne? W przypadku korzystania z opcji poczty e-mail, które są częścią planu hostingowego, nazwa domeny będzie częścią adresu e-mail, co będzie prezentować znacznie bardziej profesjonalny wizerunek. Inne zalety korzystania z profesjonalnych i darmowych usług hostingu poczty e-mail to rozszerzone opcje i mniej ograniczeń. Wybierając hosting, powinieneś zwrócić uwagę na bezpieczne możliwości serwera firmy hostingowej, szybkość ich serwerów, dozwoloną przestrzeń na serwerze i alternatywy dostępu, które zapewniają. Dostęp do dzienników serwera i raportów jest ważny, podobnie jak dostępność niektórych skryptów i oprogramowania. Warto również upewnić się, że hostingodawca działa na rynku od dłuższego czasu, ma ugruntowaną pozycję i jest niezawodny. Dobry hosting lub hosting poczty e-mail powinien być w stanie zagwarantować co najmniej 99% czasu sprawności, ponieważ przestoje mogą być poważną przeszkodą dla Twojej firmy internetowej.
Ważne są również procedury tworzenia kopii zapasowych hosta, a także jego usługi wsparcia technicznego. W odniesieniu do funkcji poczty e-mail, które towarzyszą pakietowi hostingowemu witryny, należy zapewnić pełne usługi poczty e-mail. Usługi poczty e-mail powinny obejmować nieograniczoną liczbę aliasów e-mail, możliwość konfigurowania automatycznych autoresponderów oraz dostęp internetowy i funkcje administracyjne.
W przypadku wymiany plików za pośrednictwem poczty e-mail ważne jest, aby nie było żadnych ograniczeń co do rozmiaru lub typu plików, które można wymieniać. I oczywiście niezawodność ma kluczowe znaczenie, podobnie jak natychmiastowy dostęp do pomocy technicznej, gdy jest ona potrzebna. Hosting poczty e-mail wykorzystujący technologię IMAP jest dość nowym i wysoce pożądanym rozwiązaniem dla potrzeb poczty e-mail Twojej firmy. W przeszłości protokół POP (Post Office Protocol) był powszechnie używany do odbierania wiadomości e-mail, a protokół SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) był używany do wysyłania wiadomości e-mail. IMAP (Internet Message Access Protocol) jest dobrą alternatywą dla POP do odbierania wiadomości e-mail. W przypadku skrzynek pocztowych POP, po pobraniu wiadomości e-mail z serwera za pomocą programu pocztowego, takiego jak Outlook lub Outlook Express, wiadomości są zazwyczaj usuwane z serwera, gdy są przesyłane do komputera osobistego. Może to stanowić problem w przypadku korzystania z więcej niż jednego komputera, na przykład komputera stacjonarnego i laptopa. Dzięki możliwości odbierania poczty IMAP, wiadomości są archiwizowane na serwerze IMAP i można uzyskać do nich dostęp i przeglądać je za pomocą programu klienckiego bez konieczności usuwania wiadomości z serwera.