E-Mail-Rückmeldungsnachrichten unterscheiden sich in Format und Wortlaut; manche sind technisch und schwer verständlich, während andere wie eine Kurzgeschichte wirken, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass Sie sich wahrscheinlich bei der Eingabe einer E-Mail-Adresse vertippt haben. Unabhängig davon ist es wichtig, die Rückmeldungsnachricht sorgfältig durchzulesen und nach Schlüsselbegriffen und Fehlermeldungen zu suchen, die das Problem beschreiben, wenn Sie eine Chance haben wollen, das Problem zu beheben.
Häufige Fehlermeldungen
Postfach nicht gefunden, Ungültiges Postfach, Benutzer unbekannt, nicht unser Kunde: All diese Meldungen bedeuten dasselbe. Wenn Sie eine E-Mail an “someone@example.com” gesendet haben und eine Rückmeldung mit einer dieser Fehlermeldungen erhalten, verfügt der Mailserver “example.com” über kein Konto für eine Person mit dem E-Mail-Namen “someone”. Hier einige häufige Gründe:
* Sie haben die E-Mail-Adresse falsch eingegeben. Der häufigste Grund ist schlicht und einfach, dass Ihnen bei der Eingabe der E-Mail-Adresse ein Tippfehler unterlaufen ist. Überprüfen Sie die gesamte E-Mail-Adresse auf Fehler. Computer sind sehr pingelig, und abgesehen von der Groß- und Kleinschreibung müssen E-Mail-Adressen genau Richtig.
* Es handelt sich um eine alte Adresse, die nicht mehr verwendet wird. Möglicherweise hat die Person, der Sie eine E-Mail senden möchten, ihre E-Mail-Adresse geändert, und Sie verwenden eine alte Adresse, die nicht mehr gültig ist. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen verwendete Adresse aktuell ist.
Postfach nicht verfügbar: In 9 von 10 Fällen entspricht dies genau der Meldung “Postfach nicht gefunden”. In den übrigen 10% Fällen könnte es bedeuten, dass ein Problem mit dem E-Mail-Konto des Empfängers vorliegt, wobei sich nicht genau sagen lässt, um welche Art von Problem es sich handelt. Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist, warten Sie eine Weile und versuchen Sie es erneut. Wenn die E-Mail weiterhin zurückkommt, versuchen Sie, den Empfänger auf andere Weise zu kontaktieren.
Postfach voll, oder Kreditlimit überschritten: Manchmal erscheint dies als Teil einer Meldung “Postfach nicht verfügbar”. Die Ursache ist jedoch ziemlich klar: Der Empfänger hat zu viele E-Mails und sein Server nimmt keine weiteren mehr an. Dies kommt am häufigsten bei webbasierten E-Mail-Diensten wie Hotmail oder Yahoo vor, bei denen es Begrenzungen dafür gibt, wie viele E-Mails man ansammeln kann. Dies kann auch ein Anzeichen für ein vernachlässigtes Konto sein – jemand hat aufgehört, seine E-Mails zu lesen und zu löschen. In jedem Fall müssen Sie versuchen, Ihren Empfänger über ein anderes E-Mail-Konto oder auf andere Weise zu kontaktieren.
Host unbekannt, Domain-Abfrage fehlgeschlagen: Das bedeutet, dass der Mailserver, den Sie zu nutzen versuchen – also der Teil “example.com” – nicht existiert. Ein häufiger Grund dafür ist wiederum ein Tippfehler Ihrerseits. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Adresse exakt richtig eingegeben haben. Ein weiterer Grund sind Internetdienstanbieter (ISPs), die ihren Namen ändern und den alten Namen schließlich nicht mehr unterstützen. Auch wenn es in der Regel zahlreiche Vorwarnungen gibt, kann es vorkommen, dass jeder, der versucht, eine E-Mail an eine alte E-Mail-Adresse zu senden, diese Meldung erhält, sobald die Umstellung endgültig erfolgt ist.
Weiterleitung nicht möglich: Das ist eine äußerst unverständliche Fehlermeldung, die jedoch immer häufiger auftritt, da Internetdienstanbieter verstärkt gegen Spam vorgehen. E-Mails werden durch Weiterleitung von einem Server zum nächsten versendet. Dabei können viele Server beteiligt sein, doch in der Regel leitet der Mailserver Ihres Internetdienstanbieters Ihre E-Mail an den Mailserver des Internetdienstanbieters Ihres Empfängers weiter.
Im Allgemeinen muss ein Mailserver entweder den Absender einer E-Mail oder deren Empfänger “kennen”, um E-Mails sicher zu übermitteln. Mailserver, die diese Anforderung nicht durchsetzen, werden als “Open Relays” bezeichnet und können von Spammern ausgenutzt werden, um Unmengen an Spam zu versenden.
Die Sache wird kompliziert, weil sich nicht alle Internetdienstanbieter darüber einig sind, was es bedeutet, den Absender einer E-Mail zu “kennen”. All diese könnte Dies führt zu einer Meldung “Weiterleitung nicht möglich”, die vollständig von den beteiligten Servern und Internetdienstanbietern abhängt:
* Die Absenderadresse stimmt möglicherweise nicht mit einem Konto auf dem E-Mail-Server überein.
* Der Internetdienstanbieter könnte vorschreiben, dass E-Mails über eine tatsächlich von ihm bereitgestellte Verbindung (Einwahl oder DSL) versendet werden müssen – das Versenden über die Verbindung eines anderen ist möglicherweise nicht zulässig.
* Der Internetdienstanbieter verlangt möglicherweise, dass Sie sich vor dem Versenden einer E-Mail authentifizieren, was Sie jedoch noch nicht getan haben.
* Ein Mailserver könnte irgendwo falsch konfiguriert sein.
Es gibt keine pauschale Antwort, wenn die Meldung “Übertragung nicht möglich” nur gelegentlich auftritt. Überprüfen Sie zunächst einmal die E-Mail-Adresse, an die Sie die E-Mail senden.
Vorübergehende Fehler: Fehlermeldungen wie “Keine geeigneten Server”, “Zeitüberschreitung bei der Verbindung”, “Ressourcen vorübergehend nicht verfügbar” oder “Speicher voll” deuten in der Regel auf ein Problem mit einem Mailserver hin, auf den Sie wahrscheinlich keinen Einfluss haben. Diese Probleme sind in der Regel vorübergehend und sollten sich mit der Zeit von selbst beheben. Schau dir die Fehlermeldung genau an; der betreffende E-Mail-Server versucht möglicherweise weiterhin automatisch, Ihre E-Mail zuzustellen, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen.
Blacklist-Filter: Wenn Sie Meldungen sehen, die darauf hinweisen, dass Ihre E-Mail “blockiert” oder “auf einer Liste geführt” wurde, sowie Verweise auf Websites, deren Namen Begriffe wie “spamcop”, “dynablock”, “blackhole”, “Spamhaus” und Ähnliches im Namen enthalten, dann wurde Ihre E-Mail wahrscheinlich absichtlich blockiert, weil das Empfängersystem den Mailserver Ihres Internetanbieters als Spamquelle einstuft.
Verschiedene Blacklist-Dienste versuchen, Server zu identifizieren, die als Quelle für Spam dienen. Sie stellen diese Liste dann den Internetdienstanbietern (ISPs) zur Verfügung, die wiederum E-Mails aus diesen Quellen blockieren können. Das Problem ist, dass die Kriterien für die Aufnahme in diese Blacklists und die Entfernung daraus bestenfalls vage sind und es sehr schwierig sein kann, einen Server aus den Blacklists entfernen zu lassen. Sollte dies bei E-Mails passieren, die Sie versenden, wenden Sie sich an Ihren Internetdienstanbieter und erklären Sie ihm, dass sein Server möglicherweise irgendwo auf einer Blacklist steht. Versuchen Sie anschließend, eine andere E-Mail-Adresse oder ein anderes E-Mail-Konto von Ihnen zu verwenden, um den gewünschten Empfänger zu kontaktieren. Sie könnten dem Empfänger auch mitteilen, dass sein Internetdienstanbieter legitime E-Mails unrechtmäßig blockiert.
Inhaltsfilter: Ähnlich wie Blacklists sind Inhaltsfilter ein Ansatz, den viele Internetdienstanbieter mittlerweile einsetzen, um die Spam-Flut für ihre Kunden einzudämmen. Die meisten verwerfen E-Mails, die nach Spam aussehen, einfach, doch manche Server senden tatsächlich eine Rückmeldung. Formulierungen in der Rückmeldung wie “Nachricht sieht nach Spam aus”, “Schlüsselwörter vom Anti-Spam-Inhaltsfilter abgelehnt”, “zu hoher Wert auf der Spam-Skala” und Ähnliches bedeuten, dass Ihre E-Mail aus welchem Grund auch immer die Spamfilter auf der Empfängerseite ausgelöst hat. Ihre E-Mail sieht zu sehr nach Spam aus.
Was bedeutet es, “wie Spam auszusehen”? Auch hier wird es wieder etwas vage. Diese Definition hängt stark davon ab, wie der E-Mail-Server Ihres Empfängers konfiguriert ist. Offensichtliche Möglichkeiten sind die Verwendung pornografischer Wörter oder Ausdrücke, HTML-formatierte E-Mails, derzeit beliebte Drogen, die von Spammern angepriesen werden, oder sogar Inhalte, die zu sehr nach einem Werbebrief oder einem Betrugsversuch aussehen. Am besten ist es, die Rückmeldung auf Hinweise zu überprüfen (manchmal enthält sie weitere Informationen) und anschließend durch das Versenden einer einfacheren Nachricht zu testen, ob der Empfänger E-Mails von Ihnen erhalten kann. Wenn alles funktioniert, überarbeiten Sie Ihre Nachricht so gut wie möglich, damit sie nicht wie Spam wirkt.
Die Definition von “eine Weile”.
Eine der gängigsten Lösungen für so gut wie jedes Problem mit zurückgewiesenen E-Mails – nachdem Sie überprüft haben, dass Sie an die richtige Adresse senden – ist, “eine Weile zu warten und es erneut zu versuchen”. Das E-Mail-System ist zwar etwas unvorhersehbar, verfügt aber auch über eine gewisse Selbstheilungskraft. Wenn ein E-Mail-Server ein Problem hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es behoben oder schließlich umgangen wird, insbesondere wenn es sich um einen Server eines größeren Internetdienstanbieters handelt. Bei vorübergehenden Problemen versuchen E-Mail-Server, wie oben erwähnt, in der Regel bis zu vier Tage lang, die E-Mail zuzustellen, bevor sie aufgeben.
Meine Faustregel für den erneuten Versuch, eine E-Mail zu versenden, lautet: “eine Stunde, ein Tag, eine Woche”. Mit anderen Worten: Versuche es in einer Stunde erneut. Es gibt Probleme, die sich so schnell von selbst lösen. Wenn das immer noch nicht klappt, versuche ich es am nächsten Tag erneut. Wenn das immer noch nicht klappt (und meine Nachricht so lange warten kann), versuche ich es in einer Woche erneut. Wenn das immer noch nicht klappt … muss ich einen anderen Weg finden, um meine Nachricht an den Empfänger zu übermitteln.
Wenn ein Bounce eigentlich gar kein Bounce ist
Sei vorsichtig! Es gibt derzeit eine Art von Viren, die sich verbreiten, indem sie wie “Rücksendungsmeldungen” aussehen. Sie fordern Sie auf, einen Anhang zu öffnen, um weitere Informationen zu erhalten. Tu das nicht. Vor allem, wenn Sie sich gar nicht daran erinnern können, die Nachricht überhaupt verschickt zu haben. Öffnen Sie keine Anhänge, insbesondere keine, die einer scheinbar unzustellbaren E-Mail beigefügt sind, es sei denn, Sie sind absolut, ganz sicher dass es rechtmäßig ist.
Möglicherweise erhalten Sie auch Rückmeldungen zu E-Mails, die Sie gar nicht verschickt haben. Es gibt eine weitere Art von Viren, die die “Von”-Adresse in E-Mail-Nachrichten “fälschen” oder manipulieren, sodass Sie möglicherweise Rückmeldungen erhalten, die nichts mit Ihnen zu tun haben. Dieses Szenario kommt leider häufig vor.
Hüpft alles?
Und schließlich, falls jeder Wenn Ihre E-Mails als unzustellbar zurückkommen, liegt wahrscheinlich ein anderes Problem vor. Möglicherweise ist Ihr E-Mail-Programm falsch konfiguriert. Überprüfen Sie die Einstellungen für den ausgehenden Server (“SMTP”) noch einmal und erkundigen Sie sich bei Ihrem Internetanbieter, ob diese korrekt sind.