Meddelanden om returnerade e-postmeddelanden varierar i format och formulering; vissa är tekniska och svåra att förstå, medan andra liknar en novell som förklarar att du troligen har skrivit fel på e-postadressen. Oavsett vilket är det viktigt att läsa igenom meddelandet noggrant och leta efter nyckelord och felmeddelanden som beskriver problemet om du ska ha en chans att lösa det.
Vanliga felmeddelanden
Postlådan hittades inte, ogiltig postlåda, Okänd användare, inte vår kund: alla dessa meddelanden säger samma sak. Om du har skickat ett e-postmeddelande till “someone@example.com” och får ett returmeddelande med något av dessa felmeddelanden, innebär det att e-postservern “example.com” inte har något konto för någon med e-postadressen “someone”. Här är några vanliga orsaker:
* Du har skrivit in e-postadressen fel. Den vanligaste orsaken är helt enkelt att du har gjort ett skrivfel i e-postadressen. Kontrollera att hela e-postadressen är korrekt. Datorer är mycket noggranna, och med undantag för stora och små bokstäver måste e-postadresser skrivas precis rätt.
* Det är en gammal adress som inte längre används. Kanske har personen du försöker skicka e-post till bytt e-postadress och du använder en gammal adress som inte längre är giltig. Kontrollera att den adress du använder är aktuell.
Postlådan är inte tillgänglig: I nio fall av tio är detta precis samma sak som “postlådan hittades inte”. I det tionde fallet kan det betyda att det finns ett problem med mottagarens e-postkonto, men exakt vilket problem det rör sig om går inte att säga. Kontrollera att e-postadressen är korrekt, vänta ett tag och försök igen. Om meddelandet fortfarande studsar tillbaka, försök kontakta mottagaren på något annat sätt.
Postlådan är full, eller Kvoten överskriden: Ibland visas detta som en del av ett meddelande om att “Postlådan är inte tillgänglig”. Det är dock ganska tydligt: mottagaren har för många e-postmeddelanden och servern tar inte emot fler. Detta är vanligast hos webbaserade e-posttjänster som Hotmail eller Yahoo, som har begränsningar för hur många e-postmeddelanden man kan samla på sig. Detta kan också vara ett tecken på ett övergivet konto – någon har slutat kolla och rensa sin e-post. I vilket fall som helst måste du försöka kontakta mottagaren via ett annat e-postkonto eller på något annat sätt.
Värd okänd, Domänuppslag misslyckades: Det innebär att den e-postserver du försöker använda, alltså delen “example.com”, inte finns. En vanlig orsak är, återigen, att du har skrivit fel. Se till att du har skrivit in adressen helt korrekt. En annan orsak är internetleverantörer som byter namn och så småningom slutar stödja det gamla namnet. Även om det vanligtvis finns många varningar, kan den som försöker skicka till en gammal e-postadress få detta meddelande som svar när övergången slutligen genomförs.
Kan inte vidarebefordra: Det här är ett oerhört svårbegripligt felmeddelande, men det blir allt vanligare i takt med att internetleverantörerna försöker stävja skräppost. E-post skickas genom att meddelanden vidarebefordras från en server till en annan. Det kan vara många servrar inblandade, men vanligtvis är det din internetleverantörs e-postserver som vidarebefordrar ditt e-postmeddelande till mottagarens internetleverantörs e-postserver.
I allmänhet måste en e-postserver “känna till” antingen avsändaren eller mottagaren av ett e-postmeddelande för att kunna vidarebefordra meddelandet på ett säkert sätt. E-postservrar som inte uppfyller detta krav kallas “öppna reläer” och kan utnyttjas av spammare för att skicka ut stora mängder skräppost.
Det blir komplicerat eftersom inte alla internetleverantörer är överens om vad det innebär att “känna till” avsändaren av ett e-postmeddelande. Alla dessa kanske kan resultera i ett meddelande om att vidarebefordran inte går att genomföra, vilket helt beror på de berörda servrarna och internetleverantörerna:
* Avsändaradressen kanske inte motsvarar något konto på e-postservern.
* Internetleverantören kan kräva att e-postmeddelanden skickas via en anslutning (uppringd eller DSL) som faktiskt tillhandahålls av internetleverantören – det kan hända att det inte är tillåtet att skicka e-post via någon annans anslutning.
* Internetleverantören kan kräva att du autentiserar dig innan du skickar e-post, men du har inte gjort det.
* En e-postserver någonstans kan vara felaktigt konfigurerad.
Det finns inget generellt svar om meddelandet “kan inte vidarebefordras” bara dyker upp ibland. Börja med att dubbelkolla e-postadressen du skickar till.
Tillfälliga fel: Felmeddelanden som “inga tillgängliga servrar”, “Anslutningen har gått ut”, “Resurserna är tillfälligt otillgängliga” och “Minne fullt” tyder oftast på ett problem med en e-postserver som du förmodligen inte har någon kontroll över. Dessa problem är i regel tillfälliga och brukar lösa sig av sig själva med tiden. Läs igenom felmeddelandet noggrant; den berörda e-postservern kan fortsätta att automatiskt försöka leverera ditt e-postmeddelande utan att du behöver göra något.
Svartlistningsfilter: Om du ser meddelanden som anger att din e-post har “blockerats” eller “lagts till i en lista”, samt hänvisningar till webbplatser med namn som “spamcop”, “dynablock”, “blackhole”, “spamhaus” och liknande i namnen, har din e-post troligen blockerats avsiktligt eftersom mottagarsystemet tror att din internetleverantörs e-postserver är en källa till skräppost.
Olika tjänster som hanterar svartlistning försöker identifiera servrar som är källor till skräppost. De gör sedan listan tillgänglig för internetleverantörer, som i sin tur kan blockera e-post som kommer från dessa källor. Problemet är att kriterierna för att läggas till eller tas bort från dessa svartlistor i bästa fall är vaga, och det kan vara mycket svårt att få en server borttagen från svartlistorna. Om detta händer med e-post som du skickar, kontakta din internetleverantör och förklara att deras server kan finnas på en svartlista någonstans, och försök sedan använda en annan e-postadress eller ett annat e-postkonto som du själv äger för att kontakta mottagaren. Du kan också informera mottagaren om att deras internetleverantör felaktigt blockerar legitim e-post.
Innehållsfilter: Precis som svartlistor är innehållsfilter en metod som många internetleverantörer numera använder för att stävja skräppostfloden åt sina kunder. De flesta avvisar helt enkelt e-postmeddelanden som ser ut som skräppost, men vissa servrar skickar faktiskt ett returmeddelande. Fraser i returmeddelandet som “Meddelandet ser ut som skräppost”, “nyckelord avvisade av antispam-innehållsfiltret”, “för hög poäng på skräppostskalan” och liknande betyder att ditt e-postmeddelande, av någon anledning, utlöste skräppostfiltren hos mottagaren. Ditt e-postmeddelande ser för mycket ut som skräppost.
Vad innebär det att “se ut som skräppost”? Även här blir det lite oklart. Definitionen varierar kraftigt beroende på hur mottagarens e-postserver är konfigurerad. Uppenbara möjligheter är användning av pornografiska ord eller fraser, e-post i HTML-format, populära droger som spammare försöker sälja, eller till och med något som ser ut för mycket som ett försäljningsbrev eller ett bedrägeri. Det bästa tillvägagångssättet är att skanna returmeddelandet efter ledtrådar (ibland finns det mer information) och sedan kontrollera att mottagaren kan ta emot e-post genom att skicka ett enklare meddelande. Om allt fungerar, omarbetar du ditt meddelande så gott du kan så att det inte ser ut som spam.
Definitionen av “en stund”.
En av de vanligaste lösningarna på nästan alla problem med e-postmeddelanden som studsar tillbaka – efter att du har kontrollerat att du skickar till rätt adress – är att “vänta ett tag och försöka igen”. E-postsystemet är visserligen något slumpmässigt, men det har också en viss självläkande förmåga. Om det finns en e-postserver med problem är chansen stor att den kommer att repareras eller så småningom kringgås, särskilt om den tillhör en större internetleverantör. Vid tillfälliga problem, som nämnts ovan, fortsätter e-postservrarna vanligtvis att försöka i upp till fyra dagar innan de ger upp.
Min tumregel för när jag ska försöka skicka e-post igen är “en timme, en dag, en vecka”. Med andra ord: försök igen om en timme. Det finns vissa typer av problem som löser sig så snabbt. Om det fortfarande inte fungerar, försöker jag igen nästa dag. Om det fortfarande inte fungerar (och mitt meddelande kan vänta så länge), försöker jag igen om en vecka. Om det fortfarande inte fungerar … måste jag hitta ett annat sätt att få mitt meddelande fram till mottagaren.
När en studs inte egentligen är en studs
Var försiktig! Det finns numera en typ av virus som sprider sig genom att “se ut som” returmeddelanden. De uppmanar dig att öppna en bilaga för att få mer information. Gör det inte. Särskilt om du inte minns att du skickade meddelandet från början. Öppna inga bilagor, särskilt inte sådana som medföljer något som ser ut som ett returmeddelande, om du inte är helt och hållet säker att det är legitimt.
Det kan också hända att du får returmeddelanden för e-post som du inte har skickat. Det finns en annan typ av virus som “förfalskar” eller ändrar avsändaradressen i e-postmeddelanden, vilket kan leda till att du får returmeddelanden som inte har något med dig att göra. Detta är tyvärr ett vanligt scenario.
Skakar allt?
Slutligen, om varje Om de e-postmeddelanden du skickar studsar tillbaka har du troligen ett annat problem. Det är troligt att din e-postklient är felaktigt konfigurerad. Kontrollera inställningarna för den utgående servern (“SMTP”) noga och kontakta din internetleverantör för att försäkra dig om att de är korrekt inställda.