O alojamento de correio eletrónico pode não parecer muito importante para si, tendo em conta todas as coisas em que tem de pensar ao lançar um novo negócio na Internet, mas acredite em mim quando lhe digo que os problemas com o correio eletrónico são uma das coisas mais frustrantes com que alguma vez terá de lidar num negócio baseado na Internet.
Numa empresa baseada na Internet, a maioria (se não todas) das suas comunicações com os clientes é efectuada por correio eletrónico. É certo que algumas empresas baseadas na Internet têm serviço telefónico e disponibilizam os seus números de telefone a clientes e potenciais clientes para que estes possam colocar questões, fazer encomendas ou obter apoio.
No entanto, o cliente em linha está mais apto a contactar uma empresa baseada na Internet por correio eletrónico ou através da utilização de formulários de contacto fornecidos no sítio Web da empresa. A notificação das comunicações enviadas através de formulários de contacto em linha ou de formulários de encomenda também é geralmente apresentada à empresa sob a forma de correio eletrónico. Como se pode ver, a própria natureza de uma empresa baseada na Internet torna-a altamente dependente do correio eletrónico, não só como meio de comunicação, mas também para as operações.
As dificuldades de correio eletrónico ou o tempo de inatividade podem literalmente encerrar uma empresa baseada na Internet, causando a perda de vendas e um mau serviço ao cliente. A perda de receitas e a insatisfação do cliente são os resultados, para não falar do agravamento e da frustração resultantes. Olhando para as coisas deste ângulo realista, pode ver que o alojamento de correio eletrónico é uma função comercial que não só merece, como exige a sua atenção.
Por isso, deve estar a perguntar-se: “Quais são os aspectos do alojamento de correio eletrónico que requerem a minha atenção?” Na maioria dos casos, não escolherá um anfitrião de correio eletrónico independente do seu anfitrião Web, porque a maioria das empresas utiliza (e deve utilizar) endereços de correio eletrónico que contêm o seu nome de domínio. Pode ter um anfitrião de correio eletrónico separado do seu anfitrião Web, mas não há razão para isso, uma vez que o alojamento de correio eletrónico é geralmente uma caraterística dos pacotes de alojamento Web. Definitivamente, não recomendo a utilização de serviços de correio eletrónico gratuitos para as comunicações da sua empresa. YourCompanyName@hotmail.com - a sério, quão profissional é isso? Quando utiliza as opções de correio eletrónico que fazem parte do seu plano de alojamento web, o seu nome de domínio fará parte do seu endereço de correio eletrónico, o que apresentará uma imagem muito mais profissional. Outras vantagens de utilizar serviços de alojamento de correio eletrónico profissionais em vez de gratuitos são as opções melhoradas e menos limitações. Ao escolher um anfitrião Web, deve preocupar-se com as capacidades de segurança do servidor da empresa de alojamento, a velocidade dos seus servidores, o espaço que lhe é concedido no servidor e as alternativas de acesso que fornecem. O acesso aos registos e relatórios do servidor é importante, tal como a disponibilidade de determinados scripts e software. Também deve certificar-se de que o seu anfitrião Web está no mercado há algum tempo, está bem estabelecido e é fiável. Um bom anfitrião Web ou de correio eletrónico deve ser capaz de garantir pelo menos 99% de tempo de atividade, uma vez que o tempo de inatividade pode constituir um sério obstáculo ao seu negócio baseado na Internet.
Os procedimentos de cópia de segurança do anfitrião Web também são importantes, tal como os seus serviços de apoio técnico. No que diz respeito às funcionalidades de correio eletrónico que acompanham o seu pacote de alojamento de sítios Web, devem ser fornecidos serviços completos de correio eletrónico. Os serviços de correio eletrónico devem incluir aliases de correio eletrónico ilimitados, a capacidade de configurar respostas automáticas e acesso baseado na Web e funcionalidades de administração.
Se trocar ficheiros por correio eletrónico, é importante que não haja restrições quanto ao tamanho ou tipo de ficheiros que pode trocar. E, claro, a fiabilidade é crucial, tal como o acesso imediato ao suporte técnico quando necessário. O alojamento de correio eletrónico que utiliza a tecnologia IMAP é uma solução relativamente nova e altamente desejável para as necessidades de correio eletrónico da sua empresa. Historicamente, o POP (Post Office Protocol) tem sido comum para a receção de correio eletrónico, sendo o SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) utilizado para o envio de correio eletrónico. O IMAP (Internet Message Access Protocol) é uma boa alternativa ao POP para a receção de correio eletrónico. Com as caixas de correio POP, quando recupera o seu correio eletrónico do servidor através de um programa de correio eletrónico como o Outlook ou o Outlook Express, as mensagens são geralmente removidas do servidor quando são transferidas para o seu computador pessoal. Isto pode ser um problema se utilizar mais do que um computador, por exemplo, um computador de secretária e um portátil. Com as capacidades de receção de correio IMAP, as suas mensagens são arquivadas no servidor IMAP e pode aceder e visualizar as suas mensagens utilizando um programa cliente sem remover as mensagens do servidor.