Az e-mail hosting talán nem tűnik nagy dolognak, ha figyelembe vesszük az összes dolgot, amire gondolni kell egy új internetes vállalkozás indításakor, de bízz bennem, amikor azt mondom, hogy az e-mail problémái az egyik legfrusztrálóbb dolog, amivel valaha is foglalkozni fogsz egy internet-alapú vállalkozásban.
Egy internet-alapú vállalkozásban az ügyfelekkel folytatott kommunikáció nagy része (ha nem az összes) e-mailben történik. Persze, néhány internet-alapú vállalkozás rendelkezik telefonos szolgáltatással, és felajánlja telefonszámát az ügyfeleknek és a potenciális ügyfeleknek, hogy kérdéseket tegyenek fel, megrendeléseket adjanak le vagy támogatást kérjenek.
Az online vásárló azonban inkább e-mailben vagy a vállalkozás weboldalán található kapcsolatfelvételi űrlapok segítségével veszi fel a kapcsolatot egy internetalapú vállalkozással. Az online kapcsolatfelvételi űrlapokon vagy rendelési űrlapokon keresztül benyújtott közleményekről szóló értesítést általában szintén e-mail formájában kapja meg a vállalkozás. Mint látható, az internetalapú vállalkozások természetüknél fogva nagymértékben függnek az e-mailtől, nemcsak a kommunikáció, hanem a működés szempontjából is.
Az e-mail nehézségek vagy leállások szó szerint leállíthatnak egy internetalapú vállalkozást, ami elmaradt eladásokat és rossz ügyfélszolgálatot okozhat. A kieső bevételek és az ügyfelek elégedetlensége az eredmény, nem is beszélve a bosszúságról és az ebből eredő frusztrációról. Ha ilyen reális szemszögből nézzük a dolgokat, láthatjuk, hogy az e-mail hosting olyan üzleti funkció, amely nem csak megérdemli, hanem meg is követeli az Ön figyelmét.
Valószínűleg azt kérdezi: “Melyek azok a szempontok az e-mail hostingban, amelyekre oda kell figyelnem?”. A legtöbb esetben nem a webtárhelyétől független e-mail tárhelyet választ, mivel a legtöbb vállalkozás olyan e-mail címeket használ (és kell is használnia), amelyek tartalmazzák a domainnevét. Lehet a webtárhelytől különálló e-mail tárhelye, de erre valójában nincs is ok, mivel az e-mail tárhelye általában a webtárhely-csomagok egyik jellemzője. Egyáltalán nem javaslom, hogy ingyenes e-mail szolgáltatásokat használjon üzleti kommunikációjához. YourCompanyName@hotmail.com - Komolyan, ez mennyire profi? Ha a webtárhely-csomagod részét képező e-mail opciókat használod, a domain neved része lesz az e-mail címednek, ami sokkal professzionálisabb képet fog mutatni. A professzionális és az ingyenes e-mail hosting szolgáltatások használatának további előnyei a bővített lehetőségek és a kevesebb korlátozás. A webtárhely kiválasztásakor ügyelnie kell a tárhelyszolgáltató biztonságos szerverének képességeire, a szerverek sebességére, a szerveren biztosított tárhelyre és az általuk biztosított hozzáférési alternatívákra. Fontos a szervernaplókhoz és jelentésekhez való hozzáférés, valamint bizonyos szkriptek és szoftverek elérhetősége. Arról is meg akar győződni, hogy a webtárhelye már egy ideje működik, jól megalapozott és megbízható. Egy jó webtárhelynek vagy e-mail tárhelynek legalább 99% üzemidőt kell tudnia garantálni, mivel a leállások komolyan hátráltathatják internetalapú vállalkozását.
A tárhelyszolgáltató biztonsági mentési eljárásai szintén fontosak, csakúgy, mint a technikai támogatási szolgáltatásaik. Ami a weboldal hosting csomagját kísérő e-mail funkciókat illeti, teljes körű e-mail szolgáltatásokat kell biztosítani. Az e-mail szolgáltatásoknak tartalmazniuk kell korlátlan számú e-mail aliasokat, automatikus válaszok beállításának lehetőségét, valamint webalapú hozzáférést és adminisztrációs funkciókat.
Ha fájlokat cserél e-mailben, fontos, hogy ne legyenek korlátozások a cserélhető fájlok méretére vagy típusára vonatkozóan. És természetesen a megbízhatóság is döntő fontosságú, csakúgy, mint a technikai támogatáshoz való azonnali hozzáférés, ha szüksége van rá. Az IMAP technológiát használó e-mail tárhely egy meglehetősen új és nagyon kívánatos megoldás a vállalkozás e-mail igényeinek kielégítésére. Történelmileg a POP (Post Office Protocol) volt elterjedt az e-mailek fogadására, az SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pedig az e-mailek küldésére. Az IMAP (Internet Message Access Protocol) a POP kellemes alternatívája az e-mailek fogadására. A POP-postafiókok esetében, amikor Ön egy e-mail programon, például az Outlookon vagy az Outlook Expressen keresztül lekérdezi e-mailjeit a szerverről, az üzeneteket általában eltávolítják a szerverről, amikor azokat a személyi számítógépére továbbítják. Ez problémát jelenthet, ha több számítógépet használ, például egy asztali számítógépet és egy laptopot. Az IMAP levélfogadási képességekkel az üzenetek az IMAP-kiszolgálón archiválódnak, és az üzeneteket egy ügyfélprogram segítségével elérheti és megtekintheti anélkül, hogy az üzeneteket eltávolítaná a kiszolgálóról.