Πόσα γράμματα στέλνετε κάθε μέρα με τον διακομιστή SMTP εξερχόμενης αλληλογραφίας σας; Εκατό; Ίσως χίλιες;
Χρησιμοποιείτε τη μαζική αποστολή αλληλογραφίας για να επικοινωνείτε με τους πελάτες σας, να στέλνετε ενημερωτικά δελτία και εμπορικές προσφορές, και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της επιχείρησής σας
Σε αυτή την περίπτωση, μερικές φορές αντιμετωπίζετε το πρόβλημα “το email σας δεν μπορεί να παραδοθεί”. Είναι φυσιολογικό να μην μπορούν να παραδοθούν 5-10 μηνύματα ανά χίλια (φυσικά, υπό την προϋπόθεση ότι διαθέτετε μια καθαρή, υγιή και καλά συντηρημένη λίστα συνδρομητών).
Τι θα συμβεί, λοιπόν, αν τα μηνύματά σας με κωδικό 10-20% ή ακόμα και όλα τα μηνύματά σας δεν φτάσουν ποτέ στον προορισμό τους; Αυτός ο εφιάλτης μπορεί κάλλιστα να γίνει πραγματικότητα, αν κάποιος σας χαρακτηρίσει ως αποστολέα ανεπιθύμητων μηνυμάτων.
Σήμερα, σχεδόν το 90% του συνόλου των αποσταλθέντων email αποτελεί spam. Επομένως, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι όλοι προσπαθούν να αποφύγουν το spam. Τα φίλτρα προσπαθούν να αποκλείσουν όσο το δυνατόν περισσότερα μηνύματα, ενώ οι πάροχοι δημιουργούν πολύ πιο αυστηρά φίλτρα κατά του spam. Ως αποτέλεσμα, η νόμιμη επαγγελματική αλληλογραφία σας ενίοτε αποκλείεται.
Όταν συμβαίνει αυτό, νιώθεις μεγάλη αναστάτωση. Άσε με να προσπαθήσω να σε βοηθήσω να κάνεις τα φίλτρα κατά του spam σύμμαχό σου και να ρυθμίσεις τον δικό σου διακομιστή SMTP για την αποστολή μηνυμάτων. Μετά από αυτό, τα φίλτρα κατά του spam θα αναγνωρίζουν τα μηνύματά σου από μακριά και θα τα αντιμετωπίζουν σαν παλιούς φίλους.
Πρώτα απ’ όλα, ας ρίξουμε μια ματιά στο παρακάτω διάγραμμα. Περιγράφει τα βασικά στάδια που ακολουθεί το μήνυμά σας όταν στέλνετε email.
Φυσικά, υποθέτω ότι διαθέτετε μια έγκυρη, απολύτως νόμιμη λίστα παραληπτών που έχουν δώσει τη συγκατάθεσή τους και ότι το μήνυμά σας δεν θεωρείται ανεπιθύμητο. Αν όχι, αυτοί οι κανόνες δεν θα σας βοηθήσουν και πολύ.
Για να το πετύχουμε αυτό, πρέπει να τηρούμε πέντε απλούς κανόνες. Αυτοί οι κανόνες δημιουργήθηκαν για να ελέγχουν τα μηνύματά σας πριν παραδοθούν στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη. Τα φίλτρα κατά του spam βασίζονται στην “απόδοση εμπιστοσύνης”. Αν κάτι φαίνεται ύποπτο, θα μειώσουν τη βαθμολογία εμπιστοσύνης σας και, αν αυτή μειωθεί αρκετά, το μήνυμά σας θα χαθεί για πάντα.
Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε όταν ξεκινάτε τον δικό σας διακομιστή SMTP εξερχόμενης αλληλογραφίας ή όταν πρόκειται να πραγματοποιήσετε μαζική αποστολή μηνυμάτων:
* Αποκτήστε τη δική σας στατική διεύθυνση IP
* Ρύθμιση forward & reverse DNS resolution
* Ελέγξτε τις μαύρες - λίστες
* Ρύθμιση SPF
* Ρύθμιση των Domain Keys (προαιρετικό)
Ίσως αυτά τα στοιχεία να σας φαίνονται λίγο παράξενα, αλλά στην πραγματικότητα είναι αρκετά απλά και τώρα θα τα αναλύσουμε.
Αποκτήστε τη δική σας στατική IP
Οι περισσότεροι, αν όχι όλοι, οι συνήθεις πάροχοι διαδικτύου δεν σας παρέχουν αυτό από προεπιλογή. Συνήθως σας αποδίδεται μια κυμαινόμενη (δυναμική) διεύθυνση IP, η οποία αλλάζει κάθε φορά που συνδέεστε στο διαδίκτυο. Αυτό είναι σαν να προσπαθείτε να χτυπήσετε έναν κινούμενο στόχο και οι περισσότεροι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας αποκλείσουν αν η σύνδεσή σας προέρχεται από μια τέτοια δυναμική IP. Επομένως, η πρώτη προτεραιότητά σας σήμερα θα πρέπει να είναι να καλέσετε τον πάροχό σας και να ζητήσετε μια στατική IP διεύθυνση.
Ανάλυση DNS προς τα εμπρός και προς τα πίσω
Ένας ακόμη υποχρεωτικός κανόνας για τον τοπικό διακομιστή SMTP εξερχόμενης αλληλογραφίας σας – τον οποίο πρέπει να λάβετε υπόψη – είναι η ρύθμιση της ανάλυσης DNS προς τα εμπρός και προς τα πίσω. Η ανάλυση DNS πραγματοποιείται όταν ένας πελάτης υποβάλλει ερώτημα σε έναν διακομιστή ονομάτων για να λάβει τη διεύθυνση IP με την οποία επιθυμεί να δημιουργήσει σύνδεση. Εάν ένας διακομιστής ονομάτων στον τοπικό τομέα δεν μπορεί να ανταποκριθεί στο αίτημα ενός πελάτη, υποβάλλει ερώτημα σε διακομιστές ανώτερου επιπέδου για να εντοπίσει έναν διακομιστή που μπορεί να το κάνει.
Μπορούν να δημιουργήσουν μια μορφή πιστοποίησης, η οποία αποδεικνύει την ύπαρξη έγκυρης σχέσης μεταξύ του κατόχου ενός ονόματος τομέα και του κατόχου μιας διεύθυνσης IP που ανήκει στον διακομιστή SMTP ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η επικύρωση συμβάλλει σημαντικά στην αύξηση του δείκτη αξιοπιστίας σας.
Είναι απλώς ένας επιπλέον τρόπος να σε εντοπίσουν μέσω του ονόματος τομέα σου, σε περίπτωση που πάρεις τον κακό δρόμο και αρχίσεις να στέλνεις ανεπιθύμητα μηνύματα. Συνήθως, οι σπάμερ και οι φίσερ δεν μπορούν να το παρακάμψουν αυτό, επειδή δεν θέλουν να αποκαλύψουν το πραγματικό τους όνομα σε κανέναν – προτιμούν να χρησιμοποιούν ονόματα τομέα και διευθύνσεις IP που έχουν κλαπεί ή καταληφθεί. Κανένας πάροχος δεν θα δεχτεί να καταχωρίσει ένα domain χωρίς κάποια μορφή ταυτοποίησης (όπως πιστωτική κάρτα).
Η ανάλυση DNS προς τα εμπρός και προς τα πίσω πραγματοποιείται με τη βοήθεια των λεγόμενων εγγραφών A και PTR. Μην ξεχάσετε να προσθέσετε αυτές τις εγγραφές στο DNS σας – χρησιμοποιούνται για την υλοποίηση αναζητήσεων DNS. Επίσης, θα σας βοηθήσουν να λειτουργείτε απρόσκοπτα στο Διαδίκτυο. Μπορείτε να ζητήσετε από τον πάροχό σας ή τον καταχωρητή ονομάτων χώρου να το κάνει αυτό. Έτσι, θα θεωρείστε πιο αξιόπιστοι από τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και τους διάφορους διακομιστές.
Λάβετε υπόψη ότι, αν ορίσετε μια “εγγραφή A” για το όνομα τομέα σας στο DNS, αυτό δεν σημαίνει ότι ο πάροχος υπηρεσιών Διαδικτύου σας έχει ρυθμίσει αυτόματα την εγγραφή PTR. Φροντίστε τουλάχιστον να το επιβεβαιώσετε μαζί τους, καθώς μερικές φορές την προσθέτουν και άλλες φορές όχι.
Μαύρη λίστα
Η πρόσβαση στις μαύρες λίστες DNS (ή λίστες αποκλεισμού DNS) πραγματοποιείται μέσω ερωτήματος DNS. Πρόκειται για λίστες διευθύνσεων IP που αποθηκεύονται σε απομακρυσμένη βάση δεδομένων. Χρησιμοποιούνται για τον αποκλεισμό διευθύνσεων IP που στέλνουν ανεπιθύμητα μηνύματα. Ο διακομιστής αλληλογραφίας θα ελέγξει αν υπάρχει η διεύθυνση IP του πελάτη από τον οποίο λαμβάνει το μήνυμα και, σε περίπτωση θετικής απάντησης, το μήνυμα που έχει αναγνωριστεί ως ανεπιθύμητο θα αποκλειστεί.
Όταν εντοπίσετε την αιτία της αποτυχίας, μπορείτε να την ελέγξετε στον ιστότοπο με τη μαύρη λίστα. Εναλλακτικά, μπορείτε να ακολουθήσετε τις οδηγίες για τη διαγραφή της IP σας από τη λίστα (οι περισσότεροι ιστότοποι τις περιλαμβάνουν)
SPF
Το SPF δεν είναι ο “δείκτης αντηλιακής προστασίας”, όπως ίσως νομίζετε. Το SPF είναι η επόμενη χρήσιμη, αλλά προαιρετική εγγραφή DNS. Δείχνει τους διακομιστές που έχουν το δικαίωμα να στέλνουν email για έναν συγκεκριμένο τομέα. Το SPF βοηθά να επαληθευτεί αν η IP προέλευσης του αποστολέα έχει άδεια να μεταφέρει μηνύματα για αυτόν τον τομέα. Ο διακομιστής ενδέχεται να απορρίψει το email σας ή να το χαρακτηρίσει ως spam, αν στέλνετε email από IP διαφορετική από την καθορισμένη.
Η εγγραφή SPF θα σας βοηθήσει να δείξετε τις καλές σας προθέσεις στους διακομιστές λήψης. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο εγγραφής DNS, μπορείτε να επισκεφθείτε τον ιστότοπο που γνωρίζει τα πάντα για το SPF – το openspf.org. Στη συνέχεια, ζητήστε από τον καταχωρητή του domain σας να σας βοηθήσει να ρυθμίσετε το SPF. Ορισμένοι από αυτούς διαθέτουν ειδικούς οδηγούς ρύθμισης στον πίνακα διαμόρφωσής τους. Μπορούν να σας βοηθήσουν να ρυθμίσετε το SPF σας αυτόματα.
Κλειδιά τομέα (προαιρετικά)
Υπάρχει ένα επιπλέον πρότυπο ελέγχου, το οποίο δεν χρησιμοποιείται τόσο ευρέως. Το αν θα αποδειχθεί χρήσιμο ή όχι αποτελεί θέμα συζήτησης. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι μόνο λίγοι πάροχοι το ελέγχουν.
Το Domain Keys δημιουργήθηκε για την ταυτοποίηση του αποστολέα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενσωμάτωσε κρυπτογραφικά στοιχεία για να διασφαλίσει ότι μόνο ένα άτομο που διαθέτει το σωστό κλειδί μπορεί να στείλει ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι πολύ παρόμοιο με το SPF.
Όπως μπορείτε να δείτε, το Domain Keys δεν φιλτράρει από μόνο του το spam, αλλά αν δηλώσετε έναν σωστό τομέα, οι μηχανισμοί φιλτραρίσματος μπορούν να λειτουργήσουν πιο αποτελεσματικά. Έτσι, δεν θα σας χαρακτηρίσουν ως spammer.
Φτάσαμε στο τέλος. Τώρα μπορείτε να διαπιστώσετε ότι το να δίνετε προσοχή σε τέτοιες λεπτομέρειες σας βοηθά να συμπεριφέρεστε με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ειλικρίνεια.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν πρόκειται να δημιουργήσετε τον δικό σας διακομιστή SMTP για την αποστολή μηνυμάτων, καθώς θα σας βοηθήσει να αποφύγετε προβλήματα με τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας – τα φίλτρα αυτά εμπιστεύονται τους αποστολείς που έχουν δηλώσει τα πιο πλήρη και ορατά στοιχεία.
Αυτοί οι πέντε κανόνες δεν είναι τόσο δύσκολοι όσο φαίνονται, και η τήρησή τους μπορεί να είναι αρκετά εύκολη και πραγματικά πολύ ικανοποιητική.